Att ordna någons begravning är en angelägenhet för dödsboet. Den person som skriver under avtalet, beställaren, intygar också att han eller hon företräder dödsboet (d.v.s. samtliga beställare) och ikläder sig även betalningsansvaret i händelse av att dödsboet inte fullgör sina betalningsskyldigheter.
Lämpligt är att beställare är den person i dödsboet som har hand om dödsboet och dödsboets ekonomi, s.k. vårdare av boet. Det är den personen som ska se till att begravningsfakturan så småningom betalas med dödsboets medel.
Ett begravningsuppdrag kan, oavsett vem som skrivit under beställningen, ha flera beställare som måste vara eniga innan begravningsbyrån ska kunna hjälpa till med begravningen eller delar av begravningen. Det gäller exempelvis om ett av flera barn till den avlidna skrivit under beställningen. Då är samtliga barn att betrakta som beställare som alltså ska vara överens i sak.
Ett begravningsuppdrag kan, förutom beställaren som skriver under beställningen, även ha kontaktpersoner noterade. I avtalet finns vanligtvis reglerat att dessa kontaktpersoner har rätt att träffa överenskommelse med byrån utan att byrån behöver inhämta beställarens medgivande.
Det är viktigt att avtalets innebörd gås igenom av parterna.
Att ha en (eller flera) kontaktpersoner antecknade är en fördel i de fall beställaren inte alltid är lätt att nå om något kräver ett snabbt beslut.
När man anlitar en begravningsbyrå skall dokumentation och prisuppgift ges, dvs konsumenten ingår avtal med begravningsbyrån. Det finns branschöverenskommelser som rör generella frågor.
Skulle något inte bli som förväntat och en lösning inte sker på lokalt plan finns en reklamationsnämnd för uppdrag utförda av begravningsbyråer anslutna till Sveriges Begravningsbyråers Förbund.
Innan ett begravningsuppdrag kan påbörjas tecknas ett uppdragsavtal mellan begravningsbyrån och kunden. I avtalet regleras vad byrån har åtagit sig att ordna och till vilket pris.
Vissa kostnader kan inte fastställas direkt, i så fall sker en preliminär beräkning. Avtalet reglerar också betalningsvillkoren samt hur avtalet kan förändras om så krävs.
Särskilt viktigt är att notera de uppgifter som kunden, de anhöriga, har bestämt att de ska ordna själva. Om det i uppdraget exempelvis inte ingår att byrån beställer gravsättning av askan efter kremering, ska det tydligt framgå av avtalet. Likaså om anhöriga själva ordnar minnesstunden eller vilka delar i minnesstunden de ordnar själva. Otydliga avtal riskerar att bli föremål för onödiga och tråkiga diskussioner efteråt.
Reglemente uppdaterat 200701 för begravningsbyråer anslutna till Sveriges Begravningsbyråers Förbund
Sveriges Begravningsbyråers Förbund och Fonus Ekonomisk Förening har en gemensam branschöverenskommelse upprättad i maj 2018 gällande skydd av personuppgifter enligt den nya Dataskyddsförordningen (GDPR). Överenskommelsen innehåller behandlingen av personuppgifter i samband med begravnings- och juridiska uppdrag, tystnadsplikt för samtliga medarbetare, hanteringen av känsliga personuppgifter samt hanteringen av namn i dödsannonser samt i s.k minnessrum.